Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

CoyHomes e.U., Inhaber Cemal Yildiz, Raxstraße 26/1/6, 1100 Wien, Österreich

E-Mail: info@coyhomes.com · Telefon: +43 676 9503887

Für alle Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter info@coyhomes.com. Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht vorgeschrieben.

2. Überblick

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung unserer Website, die Abwicklung von Buchungen und Aufenthalten, die Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder auf Grundlage Ihrer Einwilligung erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), das österreichische Datenschutzgesetz (DSG) und das Telekommunikationsgesetz 2021 (TKG 2021).

3. Besuch der Website und Hosting

Unsere Website wird mit dem Website-Baukasten von Hostaway (Hostaway Opco Oy, Finnland) betrieben; technischer Dienstleister ist Duda Inc., USA. Beim Aufruf der Website werden automatisch folgende Daten in Server-Logfiles gespeichert: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser und Betriebssystem, Referrer-URL.

Zweck: sichere und stabile Bereitstellung der Website, Abwehr von Angriffen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb).

Speicherdauer: in der Regel höchstens 30 Tage, außer bei Sicherheitsvorfällen.

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (SSL/TLS).

4. Cookies und Einwilligung

Beim ersten Besuch erscheint ein Cookie-Banner mit den gleichwertigen Schaltflächen „Akzeptieren“ und „Ablehnen“. Ohne Ihre Zustimmung werden keine Statistik-Cookies gesetzt und Google Analytics wird nicht geladen.

Technisch notwendige Cookies und Speichereinträge (z. B. für Buchung, Sprachauswahl und die Speicherung Ihrer Cookie-Entscheidung für 12 Monate) setzen wir ohne Einwilligung ein (§ 165 Abs. 3 TKG 2021, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Statistik-Cookies (Google Analytics) setzen wir nur, wenn Sie im Cookie-Banner „Akzeptieren“ wählen (§ 165 Abs. 3 TKG 2021, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Einwilligung ist freiwillig. Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie im Seitenfuß auf „Cookie-Einstellungen“ klicken und „Ablehnen“ wählen; bereits gesetzte Analytics-Cookies werden dann gelöscht. Sie können Cookies außerdem über die Einstellungen Ihres Browsers blockieren oder löschen.

5. Google Analytics

Mit Ihrer Einwilligung verwenden wir Google Analytics 4 der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google Analytics analysiert die Nutzung der Website (z. B. aufgerufene Seiten, Verweildauer, ungefährer Standort, Gerätetyp). IP-Adressen werden in der EU gekürzt und nicht gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Speicherdauer: 14 Monate.

Eine Übermittlung an Google LLC in den USA ist möglich; diese ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Weitere Informationen: policies.google.com/privacy.

6. Google reCAPTCHA

Zum Schutz unserer Kontakt- und Anfrageformulare vor Spam nutzen wir Google reCAPTCHA (Google Ireland Limited). Dabei werden u. a. IP-Adresse, Mausbewegungen und Browserdaten an Google übermittelt, um zu prüfen, ob die Eingabe von einem Menschen stammt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Schutz vor Missbrauch).

7. Kartendienst

Auf unseren Kontaktseiten binden wir eine Karte des Dienstes Mapbox (Mapbox Inc., USA) ein. Beim Laden der Karte wird Ihre IP-Adresse an Mapbox übermittelt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer leicht auffindbaren Darstellung unseres Standorts). Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln.

8. Kontakt per Formular, E-Mail, Telefon und WhatsApp

Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail, Telefonnummer, Firma, Zeitraum, Nachricht), um Ihre Anfrage zu beantworten und ein Angebot zu erstellen.

Für E-Mails nutzen wir den Dienst Hostinger (Hostinger International Ltd., Zypern).

Wenn Sie uns über WhatsApp kontaktieren, verarbeitet zusätzlich WhatsApp Ireland Limited (Meta) Ihre Daten. Wir nutzen WhatsApp Business nur für die Kommunikation, die Sie selbst beginnen. Alternativ erreichen Sie uns jederzeit per E-Mail oder Telefon.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung allgemeiner Anfragen).

Speicherdauer: Anfragen ohne Buchung löschen wir nach spätestens 12 Monaten.

9. Buchung über unsere Website

Für Direktbuchungen verwenden wir das Buchungs- und Verwaltungssystem Hostaway (Hostaway Opco Oy, Finnland). Wir verarbeiten: Name, Adresse, E-Mail, Telefonnummer, Reisezeitraum, Anzahl der Gäste, Sonderwünsche, Buchungs- und Zahlungsstatus sowie die Kommunikation zur Buchung.

Zweck: Abschluss und Abwicklung des Beherbergungsvertrags, Versand von Buchungsbestätigung, Anreiseinformationen und Rechnung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag); für Rechnungen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflicht).

10. Zahlung

Zahlungen wickeln wir über Stripe Payments Europe Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland, ab. Stripe verarbeitet Ihre Kartendaten, Name, E-Mail und Rechnungsadresse sowie Daten zur Betrugsprävention. Wir selbst erhalten keine vollständigen Kartennummern.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; zur Betrugsprävention Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Stripe kann Daten auch in die USA übermitteln (EU-US Data Privacy Framework).

11. Online-Check-in, Gästeregistrierung und Ortstaxe

Nach dem österreichischen Meldegesetz und der Meldegesetz-Durchführungsverordnung sind wir verpflichtet, ein Gästeverzeichnis zu führen. Dafür nutzen wir den Online-Check-in-Dienst Chekin (Spanien). Erfasst werden: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Geschlecht, Wohnadresse, Art, Nummer und Ausstellungsbehörde des Reisedokuments, Anreise- und Abreisedatum sowie gegebenenfalls ein Foto des Ausweises zur Überprüfung.

Die Daten verwenden wir auch zur Berechnung und Abfuhr der Ortstaxe an die jeweilige Gemeinde.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Meldegesetz, Landes-Tourismusgesetze).

Speicherdauer: 7 Jahre ab der letzten Eintragung (§ 19 MeldeV), danach Löschung. Auf Verlangen geben wir die Daten an die zuständigen Behörden (Polizei, Gemeinde, Statistik Austria) weiter.

12. Kaution und Damage Protection

Im Online-Check-in wird eine Kaution auf Ihrer Zahlungskarte vorgemerkt oder Sie schließen eine Damage Protection ab. Dafür verarbeiten Chekin und dessen Zahlungsdienstleister Ihre Zahlungsdaten. Bei der Damage Protection werden die zur Schadensabwicklung nötigen Daten an den Versicherungspartner von Chekin (Waivo) übermittelt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei Schadensfällen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Geltendmachung von Ansprüchen).

13. Self-Check-in und Zugang

Für den kontaktlosen Zugang erhalten Sie persönliche Zugangsdaten (Code oder Schlüsselbox). Bei elektronischen Schlössern wird protokolliert, wann der Zugang benutzt wurde. Diese Protokolle verwenden wir nur zur Sicherheit, zur Klärung von Schäden oder Vorfällen und löschen sie nach spätestens 90 Tagen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

14. Videoüberwachung

In zwei Objekten setzen wir Videoüberwachung ein:

• Purkersdorf (Bahnhofstraße 11): Kameras im Gartenbereich.
• Mautern an der Donau (Sankt Pöltner Straße 18): drei Kameras in den allgemeinen Innenbereichen des Gebäudes (zwei im Erdgeschoss, eine im Obergeschoss).

In den Apartments selbst (Wohn-, Schlaf- und Sanitärräume) gibt es keine Kameras. Die Kameras erfassen weder Wohnungsinneres noch öffentlichen Grund oder Nachbargrundstücke, soweit dies technisch vermeidbar ist. Es erfolgt keine Tonaufnahme.

Zweck: Schutz von Eigentum und Personen, Vorbeugung gegen Einbruch, Diebstahl und Vandalismus sowie Aufklärung von Vorfällen und Beweissicherung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit §§ 12 und 13 DSG (berechtigtes Interesse am Schutz von Eigentum und Personen).

Kennzeichnung: Die überwachten Bereiche sind durch gut sichtbare Hinweisschilder gekennzeichnet.

Speicherdauer: Aufnahmen werden automatisch nach spätestens 72 Stunden überschrieben. Nur wenn ein konkreter Vorfall (z. B. Einbruch, Sachbeschädigung) eintritt, werden die betreffenden Aufnahmen bis zur Klärung bzw. zum Abschluss eines Verfahrens aufbewahrt.

Zugriff: Nur der Inhaber hat Zugriff auf die Aufnahmen. Eine Auswertung erfolgt ausschließlich anlassbezogen. Bei Vorfällen können Aufnahmen an Polizei, Staatsanwaltschaft, Gerichte oder Versicherungen weitergegeben werden.

Eine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle von Gästen oder Personal findet nicht statt.

15. Buchungen über Plattformen

Buchen Sie über Airbnb, Booking.com oder Vrbo, erhalten wir von der Plattform Ihre Buchungsdaten (Name, Kontaktdaten, Reisezeitraum, Anzahl der Gäste, Nachrichten) und verarbeiten sie über Hostaway zur Abwicklung Ihres Aufenthalts. Für die Datenverarbeitung durch die Plattform selbst gilt deren Datenschutzerklärung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

16. Firmenkunden

Bei Firmenbuchungen verarbeiten wir zusätzlich Firmenname, Ansprechpartner, Rechnungsadresse, UID-Nummer sowie Namen und Aufenthaltszeiten der untergebrachten Mitarbeiter.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO; für die Daten der Mitarbeiter Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Durchführung des Vertrags mit dem Unternehmen) und lit. c (Meldepflicht).

17. Bewertungen und Gästekommunikation

Vor und während des Aufenthalts senden wir Ihnen automatisch Informationen zu Anreise, Zugang und Abreise. Nach dem Aufenthalt bitten wir Sie gegebenenfalls um eine Bewertung. Dem können Sie jederzeit widersprechen. Einen Newsletter versenden wir derzeit nicht; Werbe-E-Mails würden wir nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung versenden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Bewertungsanfragen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit § 174 TKG 2021.

Veröffentlichung von Bewertungsauszügen: Auf unserer Website zeigen wir eine Auswahl öffentlich abgegebener Google-Bewertungen unserer Unternehmensprofile – unverändert, teils gekürzt, mit abgekürztem Namen, Standort und Monat der Bewertung. Profilbilder und Links zu Google-Profilen übernehmen wir nicht; beim Besuch unserer Website werden dafür keine Daten an Google übertragen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer transparenten Darstellung von Gästemeinungen). Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Bewertung auf unserer Website erscheint, schreiben Sie an info@coyhomes.com – wir entfernen sie umgehend.

18. Social-Media-Profile

Wir betreiben Unternehmensprofile auf Instagram und Facebook (Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland). Wenn Sie unsere Profile besuchen oder mit uns interagieren (z. B. einen Beitrag liken oder uns eine Nachricht senden), verarbeitet Meta Ihre Daten nach eigenen Datenschutzbestimmungen (facebook.com/privacy/policy); dabei können Daten auch in die USA übermittelt werden (EU-US Data Privacy Framework).

Für die Reichweiten-Statistiken unserer Profile („Insights“) sind wir mit Meta gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Wir erhalten daraus nur zusammengefasste, anonyme Auswertungen und keine Daten einzelner Personen. Die Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit finden Sie unter facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum.

Nachrichten, die Sie uns über diese Plattformen senden, beantworten wir dort; Buchungen wickeln wir nicht über Social Media ab. Zur Planung und Veröffentlichung unserer Beiträge nutzen wir das Tool Metricool (Metricool Software S.L., Spanien) als Auftragsverarbeiter; es verarbeitet keine Gästedaten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Information und Kommunikation mit Interessenten und Gästen). Ihre Rechte können Sie sowohl uns gegenüber als auch gegenüber Meta geltend machen.

19. Bewerbungen

Wenn Sie sich bei uns per E-Mail bewerben (z. B. für Reinigung oder Hausbetreuung), verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten (Name, Kontaktdaten, Lebenslauf, Qualifikationen, Nachricht) ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Bitte übermitteln Sie keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten), soweit sie für die Tätigkeit nicht erforderlich sind.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Arbeitsverhältnisses).

Speicherdauer: Bei einer Absage löschen wir Ihre Unterlagen spätestens 7 Monate nach Abschluss des Verfahrens (zur Wahrung von Ansprüchen nach dem Gleichbehandlungsgesetz). Bei einer Einstellung werden sie Teil des Personalakts. Eine längere Aufbewahrung für künftige Stellen erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung.

20. KI-gestützte Gästekommunikation

Für Nachrichten über die Buchungsplattformen und unser Buchungssystem nutzen wir die KI-Assistenzfunktion von Hostaway („AI Replies“). Sie erstellt auf Basis Ihrer Nachricht, Ihrer Buchungsdaten und unserer hinterlegten Informationen zu den Apartments (z. B. Check-in, Parken, Ausstattung) Antwortvorschläge oder beantwortet einfache Standardfragen automatisch. Antworten der KI sind als solche gekennzeichnet. Nachrichten zu Beschwerden, Schäden, Zahlungen oder Notfällen werden immer von uns persönlich geprüft und beantwortet.

Es werden dabei keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung getroffen (Art. 22 DSGVO). Hostaway ist für diese Funktion unser Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Abwicklung Ihrer Buchung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer schnellen Beantwortung von Gästeanfragen).

21. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben Ihre Daten nur weiter, wenn es für die genannten Zwecke erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist:

• Hostaway Opco Oy (Buchungssystem, Website, Gästekommunikation)
• Duda Inc. (technischer Betrieb der Website)
• Stripe Payments Europe Ltd. (Zahlungen)
• Chekin (Spanien) und Waivo (Online-Check-in, Kaution, Damage Protection)
• Google Ireland Limited (Analytics nur mit Einwilligung, reCAPTCHA)
• Mapbox Inc. (Kartendarstellung)
• Hostinger International Ltd. (E-Mail)
• PriceLabs (Preisoptimierung; erhält nur Belegungs- und Buchungsdaten wie Zeitraum, Preis und Buchungskanal, keine Gästenamen)
• WhatsApp Ireland Limited (wenn Sie WhatsApp nutzen)
• Meta Platforms Ireland Limited (Instagram, Facebook – nur wenn Sie unsere Profile besuchen oder uns dort schreiben)
• Metricool Software S.L. (Planung unserer Social-Media-Beiträge; keine Gästedaten)
• Airbnb, Booking.com, Vrbo (nur bei Buchung über diese Plattformen)
• Reinigungs- und Wartungspersonal (nur Anreise-, Abreisedatum und Anzahl der Gäste)
• Steuerberatung und Buchhaltung
• Behörden (Meldebehörde, Gemeinde für Ortstaxe, Finanzamt, Statistik Austria) im gesetzlich vorgesehenen Umfang
• bei Vorfällen: Polizei, Staatsanwaltschaft, Gerichte und Versicherungen (z. B. Videoaufnahmen zur Beweissicherung)

Mit unseren Dienstleistern bestehen, soweit sie als Auftragsverarbeiter tätig sind, Verträge nach Art. 28 DSGVO.

22. Übermittlung in Drittländer

Einige Dienstleister (insbesondere Google, Stripe, Duda, Mapbox, Meta) verarbeiten Daten auch in den USA. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (EU-US Data Privacy Framework, Art. 45 DSGVO) oder von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO).

23. Speicherdauer im Überblick

• Gästeverzeichnis (Meldedaten): 7 Jahre ab der letzten Eintragung
• Buchungs-, Rechnungs- und Zahlungsdaten: 7 Jahre (§ 132 BAO), bei laufenden Verfahren länger
• Kommunikation zu einer Buchung: bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist der Buchung
• Anfragen ohne Buchung: höchstens 12 Monate
• Bewerbungsunterlagen: bei Absage höchstens 7 Monate nach Abschluss des Verfahrens
• Zugangsprotokolle elektronischer Schlösser: höchstens 90 Tage
• Videoaufnahmen: höchstens 72 Stunden, bei Vorfällen bis zur Klärung
• Cookie-Entscheidung: 12 Monate
• Google-Analytics-Daten: 14 Monate
• Server-Logfiles: in der Regel höchstens 30 Tage

24. Pflicht zur Bereitstellung

Die Angaben zur Buchung und zur Gästeregistrierung sind für den Vertragsabschluss und wegen des Meldegesetzes erforderlich. Ohne diese Angaben können wir keine Buchung annehmen und keinen Zugang gewähren. Alle anderen Angaben sind freiwillig.

25. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO. Unsere Zahlungsdienstleister setzen zur Betrugsprävention automatisierte Prüfungen ein.

26. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Der Verwendung Ihrer Daten für Bewertungsanfragen oder Werbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Schreiben Sie dazu an info@coyhomes.com. Wir antworten innerhalb eines Monats und können zur Identitätsprüfung einen Nachweis verlangen.

Beschwerderecht: Sie können sich bei der österreichischen Datenschutzbehörde beschweren: Barichgasse 40–42, 1030 Wien, Telefon +43 1 52 152-0, dsb@dsb.gv.at, www.dsb.gv.at.

27. Datensicherheit

Wir schützen Ihre Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen, insbesondere verschlüsselte Übertragung, Zugriffsbeschränkung auf berechtigte Personen, sichere Passwörter und, wo verfügbar, Zwei-Faktor-Anmeldung bei unseren Systemen.

28. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Dienste oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.

Stand: Oktober 2026